Seminar „Erst die Strukturen, dann die Tools“

Teamregeln für Speichermedien, digitale Ablage und Taskboards: Wie Teams ihre Dateiablagen, Taskboards und Chatrooms so organisieren, dass sie einen guten Überblick behalten und Hand in Hand zusammenarbeiten.

Technik oder Struktur?

Für die Arbeit im Team ist es nun noch wichtiger, dass alle Arbeitsmittel, die Sie nutzen, ohne langes Suchen bedient werden können. Und dieser Grundsatz gilt für jedes Teammitglied und für alle gemeinsamen Projekte oder Vorgänge.

Viele Teams haben jetzt Collaboration-Tools in Betrieb genommen (Teamboards, Chatrooms usw.). Aber das ist – die Hilferufe zeigen es – nicht einfach. Oft wurde vorher auch schon die Dateiablage als eher kreativ (un)geordnet erlebt.

Hilferufe aus dem Homeoffice:

„Wir haben in einer Gruppe von ca 50 TN Slack getestet. Das war sehr zeitintensiv. Viel Information. Wenig strukturiert. Sehr zeitintensiv – lesen, suchen etc. // Wie kann ich das vermeiden?

Wir führen grade Microsoft Teams ein und haben ähnliche Erfahrungen gemacht. Ohne Regeln und regelmäßige Reflexionen geht es nicht.“

Inhalte

Im Teamraum der Zukunft

Im Webinar stellen wir Ihnen einige Erfahrungen als „good practices“ vor, wie man verschiedene Plattformen (Dateiablage, Boards) mit einem „roten Faden“ versieht, der überall die gleiche Grundstruktur darstellt und so den Wechsel zwischen den Plattformen erleichtert.

In diesem Webinar lernen Sie,

  • woher die „Unordnung“ kommt, die sich schnell auf Plattformen einstellt?
  • einen wichtigen Begriff kennen, um sich im Team über Regeln zu verständigen: der Vorgang
  • eine einheitliche Ablagestruktur auch für unterschiedliche Dokumentenarten (E-Mail, Wissensdokumente, Steuerungsdokumente)
  • Übertragung der vorgangsorientierten Struktur auch auf Aufgabenplanung (Taskboards)
  • Ein Ordnerplan für Ihr Unternehmen entwickeln
  • Ablagestruktur auch für Projektakten
  • wie geht man im Team konkret vor, um zu Regeln bezüglich der Ordnung zu gelangen?
  • wie die neue Ordnung das Projekt „Einführung der E-Akte“ wirkungsvoll unterstützt.

Den Kern dieses modernen Informationsmanagements stellt die produkt- bzw. prozessorientierte Arbeitsorganisation dar. Produktteams bearbeiten ihre Vorgänge in Teamräumen. Abgeschottete Ablagesilos gehören der Vergangenheit an. Der hohe unproduktive Synchronisationsaufwand in Form interner E-Mails, Telefonate und Endlos-Sitzungen entfällt. Ihre Verwaltung schafft den Übergang zu einer Kooperationskultur des 21. Jahrhunderts.

Zielgruppen

Führungskräfte, Sachbearbeiter/-innen, Organisations- und IT-Verantwortliche in Behördenverwaltungen und im Non-Profit-Bereich.

Format und Termine

Das Webinar umfasst drei Einheiten à 3 Stunden.  Es findet an drei Nachmittagen in aufeinanderfolgenden Wochen statt.

Termine: Mittwoch, 16.6., 23.06., 30.06.2021, jeweils von 13:00 bis 16:30 Uhr.

Die Teilnehmerzahl ist auf 16 begrenzt.

Ihre Seminarbegleiter

Das Seminar wird durch Martina Müll-Schnurr und Wolf Steinbrecher durchgeführt und stehen Ihnen bei Fragen rund um das Seminar gern zur Verfügung.

Martina Müll-Schnurr ist Mitautorin des Buches „Prozessorientierte Ablage“. Ihre langjährige Praxiserfahrung im Office-Bereich, individuelle Beratung und pragmatische Handlungsweisen prägen ihren Trainingsstil. Sie ist Verfasserin mehrerer Fachartikel.

Wolf Steinbrecher hat das Prozessorientierten Ablagesystem (PAS) entwickelt. Verfasser verschiedener Bücher zum Thema Dokumenten- und Informationsmanagement. Mitgründer des Forums Agile Verwaltung.

Ihre Anmeldung

Melden Sie sich jetzt an. Im Preis enthalten sind: Seminarteilnahme, elektronische Kursunterlage, Teilnahmebescheinigung

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