Woran scheitern E-Akten-Projekte?
Das Bundesverwaltungsamt spricht von einer sehr hohen Quote gescheiterter Projekte zu E-Akte und DMS-Einführung. Drei Gründe seien dafür maßgeblich verantwortlich:
- Die Mitarbeiter lehnen das neue System ab. Sie wurden nicht beteiligt. Ihre Anforderungen wurden nicht erhoben.
- Der Aufwand (vor allem der Personalaufwand im Projekt) wurde unterschätzt.
- Das System ist nicht innovativ genug. Es bildet nur erneut die (papier-basierten) Ist-Arbeitsweisen in einer neuen Umgebung ab, aber keine neuen Arbeitsweisen.
Ein Musterworkshop für eine Abteilung oder einen Fachbereich
In unseren E-Akten-Projekten haben wir einen Workshop entwickelt, der die Mitarbeiter*innen eines Bereichs – der als Nächstes in die E-Akte einbezogen werden soll – auf diese Einführung vorbereitet und die Verbesserungswünsche erhebt, die diese mit der E-Akte realisieren möchten.
Diesen Workshop können wir mittlerweile guten Gewissens als „good practice“ bezeichnen. Wir haben in unseren Projekten keine Abteilungen mehr, die sich der Einführung der digitalen Akte verweigern. Im Gegenteil: die Kolleginnen und Kollegen erfahren, was ein DMS alles ermöglicht. Sie sammeln aktiv Ideen, was das für ihren konkreten Bereich bedeuten kann. Und dadurch kommen sie aus der Rolle der „Erleidenden“, denen „von oben“ wieder mal etwas übergestülpt wird, in die Haltung der Gestalter der eigenen Arbeitsumgebung. Das macht Spaß und motiviert.
Auf der anderen Seite erhält die Projektleitung als Ergebnis des Workshops wertvolle Hinweise für das Customizing der DMS-Software und ihre passgenaue Ausrichtung auf den jeweiligen Bereich.
Wir empfehlen, diesen Workshop einmal in Ihrer Verwaltung unter Beteiligung Ihrer Projektleitung durch uns moderieren zu lassen. Ihre Projektleitung lernt so das Format gut kennen, erhält im Nachgang alle von uns erstellten Materialien (Ablaufplan, Präsentation usw.) und kann diesen Workshop für weitere Abteilungen oder Fachbereich dann selbstständig durchführen.
Zielgruppen des Seminars
Projektverantwortliche aus Orga oder IT, Führungskräfte von Abteilungen, bei denen die DMS-Einführung bevorsteht, Mitarbeiter*innen einer konkreten Abteilung bzw. eines Fachbereichs.
Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Sie haben Interesse an diesem Thema? Dann freuen wir uns über Ihre Anfrage. Nehmen Sie dazu gern mit uns Kontakt auf.